Unsere Lösungen
Da die neue Lösung einen digitalisierten Prozess vorsieht, werden Auftragsdokumente nunmehr nicht konventionell ausgedruckt, sondern über eine definierte Schnittstelle in das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Hier werden Merkmale, wie beispielsweise die Auftragsnummer oder der Kundenname ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung automatisiert in sogenannte Gruppenpostkörbe gelegt. Über den Eingang von neuen Dokumenten in Gruppenpostkörben werden die betroffenen Anwender durch das Dokumentenmanagementsystem informiert. Auf diese Weise kann das Dokument entlang eines definierten Workflows nun die verschiedenen Abteilungen des Kunden durchlaufen. So kann jeder Anwender per Mausklick ermitteln wo sich das Dokument aktuell befindet und aktiv in diesen Weiterleitungsprozess eingreifen. Bei notwendigen Änderungen wird der oben beschriebene Lösungsweg mit der Erstellung eines neuen Auftragsdokuments wiederholt durchlaufen. Das bisherige Dokument mit dem alten Stand wird nicht überschrieben, sondern in ein Status-Archiv verschoben und durch das neue Dokument ersetzt. Hinweise und Notizen können unproblematisch in das neue Dokument übernommen werden.
Auf diese Weise konnte der papierbasierte Prozess vollumfänglich digitalisiert und damit auch das bisher sehr aufwändige, wenig transparente Vorgehen abgelöst werden.
