Steuerung von Auftragsdokumenten entlang eines digitalen Workflows

Unsere Herausforderung

Zur Steuerung von Fertigungsaufträgen und Auftragszusammenstellungen wurden bislang die relevanten Dokumente aus dem ERP-System ausgedruckt und haben die Organisation von Abteilung zu Abteilung durchlaufen. Ein Ermitteln von Bearbeitungsstatus war kaum möglich. Ein kurzfristiges Reagieren auf Änderungswünsche seitens des Kunden war nur sehr schwer umsetzbar, da keiner wusste wo sich die Dokumente zum jeweiligen Zeitpunkt befanden. Wichtige handschriftliche Anmerkungen, z.B. für die Fertigung, wurden auf den Papieren direkt vorgenommen. Diese Notizen wurden bei Auftragsänderung wiederum manuell auf das neue Dokument übernommen. Der dringende Wunsch des Kunden bestand darin, Medien- und Systembrüche zu vermeiden und den Prozess optimalerweise vollständig zu digitalisieren.

Unser Prozess

In mehreren Meetings galt es die Rahmenbedingungen abzustecken und den zukünftigen, digitalisierten Prozess aufzunehmen, um eine Lösung anzubieten. Als mögliche Lösung kam hier der Einsatz eines Dokumentenmanagmentsystems in Betracht. In einem Testsystem wurde der zukünftige Prozess bzw. der Dokumentenworkflow prototypisch umgesetzt. In mehreren Testdurchläufen wurde der Prozess angepasst und verfeinert, so dass er den Anwendern vorgestellt werden konnte. Nach einer finalen Freigabe durch den Kunden wurden der nun digitalisierte Prozess in das Produktivsystem übernommen und die Endanwender geschult. Der bisherige papierbasierte Prozess unseres Kunden konnte damit vollständig abgelöst werden.

Unsere Lösungen

Da die neue Lösung einen digitalisierten Prozess vorsieht, werden Auftragsdokumente nunmehr nicht konventionell ausgedruckt, sondern über eine definierte Schnittstelle in das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Hier werden Merkmale, wie beispielsweise die Auftragsnummer oder der Kundenname ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung automatisiert in sogenannte Gruppenpostkörbe gelegt. Über den Eingang von neuen Dokumenten in Gruppenpostkörben werden die betroffenen Anwender durch das Dokumentenmanagementsystem informiert. Auf diese Weise kann das Dokument entlang eines definierten Workflows nun die verschiedenen Abteilungen des Kunden durchlaufen. So kann jeder Anwender per Mausklick ermitteln wo sich das Dokument aktuell befindet und aktiv in diesen Weiterleitungsprozess eingreifen. Bei notwendigen Änderungen wird der oben beschriebene Lösungsweg mit der Erstellung eines neuen Auftragsdokuments wiederholt durchlaufen. Das bisherige Dokument mit dem alten Stand wird nicht überschrieben, sondern in ein Status-Archiv verschoben und durch das neue Dokument ersetzt. Hinweise und Notizen können unproblematisch in das neue Dokument übernommen werden. 
Auf diese Weise konnte der papierbasierte Prozess vollumfänglich digitalisiert und damit auch das bisher sehr aufwändige, wenig transparente Vorgehen abgelöst werden.

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Lotus smartflow