Papierlose Auftragsabwicklung – wir digitalisieren einen kompletten Arbeitsprozess

Ihre Herausforderung

Alle Auftragsdokumente unseres Kunden wurden ausgedruckt und durchliefen dann in Papierform die einzelnen Abteilungen. So war es nicht möglich, zwischendurch den Bearbeitungsstatus zu prüfen. Auch Änderungen waren im Arbeitsprozess nicht mehr möglich. Anmerkungen – z.B. aus der Fertigung – wurden handschriftlich eingefügt und mussten dann im System noch einmal digital ergänzt werden. Um diesen Ablauf effizienter und transparenter zu gestalten war klar: ein Dokumentenmanagementssystem musste her…

Unsere Lösung

Nachdem wir innerhalb eines Testsystems verschiedene Probedurchläufe gefahren hatten, war es gelungen, den Prozess unseres Kunden digital sehr genau abzubilden. Nach erteilter Freigabe konnten die Mitarbeitenden im neuen Prozess geschult werden.

Heute erfolgt über eine Schnittstelle das automatische Auslesen von z.B. Auftragsnummer und Kundenname. Der Auftrag wird im entsprechenden Gruppenpostkorb hinterlegt, es ergeht eine Info an die zuständigen Personen. So geht das Auftragsdokument auf definiertem Weg durch die einzelnen Abteilungen.

„WO ist das Dokument? WAS soll noch geändert werden?“ – all das sind ab sofort keine Probleme mehr! Im Fall von Änderungen geht der Prozessweg im System von vorne, alte Dokumente werden archiviert, so dass alle Infos immer bereitstehen.

Unser Ziel ist erreicht: der Auftragsprozess unseres Kunden benötigt kein Papier mehr und ist dadurch nicht nur ein Plus für die Umwelt, sondern auch deutlich transparenter und effizienter!